Nome: N & B contábil
Email: nbcontabil@gmail.com
Nome Empresarial: N & B CONTABILIDADE
Responsável: AFRANIO NASCIMENTO
CNPJ/CPF: 15.110.374/0001-37
Telefones: 3047-2970
Origem: Multilex
Senha Assinante: ZDIVDCO2
BOM DIA
GOSTARIA DE SABER QUANTO TEMPO DEVE SE GUARDAR DOCUMENTAÇÃO TRABALHISTA COMO: RESCISÃO, FÉRIAS, FOLHA DE PAGAMENTO, BKP DE FOLHA DE PAGAMENTO, DOCUMENTOS PESSOAIS, GUIA DE FGTS, INSS, RAIS, CAGED e GFIP?
I Guarda de Documentos
II Digitalização
III Síntese Conclusiva
I Guarda de Documentos Trabalhistas
Prazo Geral de 5 Anos – Documentos do Contrato de Trabalho
Tendo em vista que a Constituição Federal estabelece que o empregado tem o prazo de 2 (dois) anos após a rescisão para ajuizar Reclamação Trabalhista, podendo nela discutir e reivindicar direitos relativos aos 5 (cinco) anos antes do ajuizamento, o tempo em geral de guarda de documentos trabalhistas é de 5 (cinco) anos, período em que tais documentos podem ser necessários como meio de prova e de quitação de obrigações trabalhistas, em eventual defesa do empregador. Estabelece a Constituição:
Art. 7º São direitos dos trabalhadores urbanos e rurais, além de outros que visem à melhoria de sua condição social: (…)
XXIX – ação, quanto aos créditos resultantes das relações de trabalho, com prazo prescricional de cinco anos para os trabalhadores urbanos e rurais, até o limite de dois anos após a extinção do contrato de trabalho;
Por isso, é orientado o tempo de guarda de 5 (cinco) anos para os seguintes documentos trabalhistas: Contrato de trabalho e eventuais aditivos, Folha de Pagamento, Regulamento(s) Interno(s) da Empresa vigente no período do vínculo, Aviso e Recibo de Férias/Abono Pecuniário, Recibo/Contracheque de 13° Salário, Contracheques, Acordo de Compensação de Horas ou Banco de Horas, Recibo de Adiantamento Salarial, Plano de Cargos e Salários/Quadro de Carreira, Autorização de Descontos Salariais, Ofício judicial determinando desconto de pensão alimentícia sobre salários do empregado, Controle de Ponto, Vale-transporte e documentos relativos.
Em relação ao Aviso Prévio, Pedido de Demissão e Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho, documentos produzidos ao final do vínculo empregatício, o período recomendado de guarda é de 2 (dois) anos, pelo mesmo fundamento transcrito acima.
Sobre a Folha de Pagamento, o Regulamento da Previdência Social [Decreto n° 3.048/99, art. 225, I e parágrafo 5°] trata especificamente do prazo de guarda, definindo-o atualmente em 5 (cinco) anos.
Registro de Empregados e Livro de Inspeção do Trabalho
Sobre o Livro de Registro de Empregados e o Livro de Inspeção do Trabalho, tais arquivos devem ser guardados por tempo indeterminado, pois podem ser úteis inclusive para comprovação de vínculo em eventual pedido de aposentadoria pelo empregado/segurado. Outrossim, o Livro de Registro de Empregados não se refere a apenas um empregado, mas ao conjunto que esteve/está na empresa.
Quanto ao Livro de Inspeção do Trabalho, no art. 628 da CLT está previsto que as empresas são obrigadas a possuirem o livro intitulado "Inspeção do Trabalho", o que nos leva a orientar sua guarda por tempo indeterminado. Ademais, ele revela o histórico/comportamento da empresa face às fiscalizações trabalhistas, o que é levado em conta em fiscalizações subsequentes, para elevar ou não o valor da multa aplicada, verificar reincidências etc.
De toda forma, a Consolidação das Leis do Trabalho – CLT, em seu art. 41, define que em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.
Não se pode esquecer que o eSocial também vem substituindo o registro de empregados e as anotações da CTPS em meio físico, pois o preenchimento de eventos específicos no eSocial equivalem ao registro eletrônico de empregados e à anotação da CTPS Digital [Portarias ME/SEPT 1.195, de 30/10/2019 e 1.065, de 23/09/2019].
Caged e Rais
Os arquivos do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados – Caged (cópia do arquivo Caged enviado, recibo de entrega e Extrato da Movimentação Processada) devem ser mantidos no estabelecimento a que se referem, pelo prazo de 5 anos a contar da data do envio, para fins de comprovação perante a fiscalização do trabalho [Portaria MTE n° 1.129/14, art. 2°, parágrafo 1°].
No tocante aos arquivos da Relação Anual de Informações Sociais – Rais, o empregador foi liberado da obrigação de guarda, conforme regra do art. 8° da Portaria ME/SEPT n° 6.136/20: "A cópia da declaração da RAIS, de qualquer ano-base, poderá ser solicitada pelo estabelecimento declarante à Coordenação-Geral de Cadastros, Identificação Profissional e Estudos, da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, em Brasília/DF, ou aos seus órgãos regionais". Nas Portarias anteriores [revogadas], o artigo 8° repetia historicamente a obrigação de guarda por 5 anos [39/19, 31/18, 1464/16, 269/15…651/07 – art. 9°].
Impera destacar que a Portaria ME/SEPT n° 1.127/19 dispensa Caged e Rais no exercício 2020 para empregadores que já preenchem as informações de interesse desses arquivos no eSocial.
Vale destacar que é obrigatória a utilização de certificado digital válido, padrão Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil, para a transmissão da declaração do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados – CAGED por todos os estabelecimentos que possuem 10 [dez] ou mais trabalhadores no 1º dia do mês de movimentação [Portaria ME/SEPT 6.137/20].
Fundo de Garantia do Tempo de Serviço
Quanto às guias de pagamento do FGTS (Gfip e demais documentos relacionados), o prazo de guarda indicado é de 30 (trinta) anos, porque a prescrição do FGTS é trintenária em alguns casos. Nesse sentido, art. 23, § 5º, da Lei n° 8.036/90, e o entendimento sumulado do Tribunal Superior do Trabalho, a seguir transcrito:
SUM-362. FGTS. PRESCRIÇÃO (redação alterada) – Res. 198/2015, republicada em razão de erro material – DEJT divulgado em 12, 15 e 16.06.2015
I – Para os casos em que a ciência da lesão ocorreu a partir de 13.11.2014, é quinquenal a prescrição do direito de reclamar contra o não-recolhimento de contribuição para o FGTS, observado o prazo de dois anos após o término do contrato;
II – Para os casos em que o prazo prescricional já estava em curso em 13.11.2014, aplica-se o prazo prescricional que se consumar primeiro: trinta anos, contados do termo inicial, ou cinco anos, a partir de 13.11.2014 (STF-ARE-709212/DF).
Em relação às guias de pagamento de tributos e declarações tributárias vinculadas ao contrato de trabalho – GPS, Darf, DCTFWeb, eSocial, Dirf, é sugerido o tempo de guarda de 5 (cinco) anos, pois esse é o prazo de que dispõe o Fisco para cobrar do contribuinte eventuais montantes tributários. Esse mesmo prazo é aplicado às contribuições previdenciárias, por força da Súmula Vinculante n° 8 do Supremo Tribunal Federal – STF e seus fundamentos.
Conforme o Código Tributário Nacional – CTN, tanto para constituir o crédito tributário como para cobrá-lo judicialmente o Fisco dispõe do prazo de 5 anos, conforme arts. 173 e 174:
Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos, contados:
I – do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado; (…)
Art. 174. A ação para a cobrança do crédito tributário prescreve em cinco anos, contados da data da sua constituição definitiva.
Parágrafo único. A prescrição se interrompe:
I – pelo despacho do juiz que ordenar a citação em execução fiscal; (Redação dada pela Lcp nº 118, de 2005)
II – pelo protesto judicial;
III – por qualquer ato judicial que constitua em mora o devedor;
IV – por qualquer ato inequívoco ainda que extrajudicial, que importe em reconhecimento do débito pelo devedor.
II Digitalização
A digitalização de documentos públicos e particulares em geral, até pra fins de substituição de documentos físicos, está autorizada por lei [Lei n° 12.682/2012, com novos dispositivos incluídos pela Lei n° 13.874/2019 – a chamada Lei da Liberdade Econômica].
Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital.
O Decreto n° 10.278/20, por sua vez, estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto na Lei 12.682, nas legislações específicas e no regulamento.
Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica.
O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado.
Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição, os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados.
O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil.
Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.
As empresas privadas ou os órgãos da Administração Pública direta ou indireta que utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrônico, óptico ou equivalente deverão adotar sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização, permitindo a posterior conferência da regularidade das etapas do processo adotado.
Conforme exposto, foram apresentados os períodos sugeridos para guarda dos arquivos/documentos relacionados aos contratos de trabalho, sempre em correspondências com os prazos legais, prescricionais e decadenciais.
Como apontamos, tais documentos podem ser digitalizados. Neste caso, deve-se dar especial atenção à segurança dos dados, utilizando dispositivos externos (HDs) e o armazenamento em nuvem.
Estes são alguns cuidados que todos os empregadores devem tomar no que se refere à guarda de documentos trabalhistas, pois a gestão correta destes arquivos/documentos é uma garantia de segurança jurídica e de cumprimento da legislação do trabalho, previdenciária e tributária.
Atenciosamente,
Departamento das informações sobre Perguntas/Respostas On Line, e-mail ou Presencial.
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