O rateio de despesas comuns a um mesmo grupo econômico tem gerado muitas dúvidas entre as empresas, sendo assim, a Receita Federal tem se manifestado emitindo soluções de consultas acerca do tema.
Há duas hipóteses distintas de contratos de compartilhamento de despesas, que podem ser firmados entre duas ou mais sociedades pertencentes ao mesmo grupo econômico. Conforme o teor das soluções de consulta, verifica-se que a Receita Federal tem analisado da seguinte forma:
– Rateio de custos e/ou despesas cujos serviços são concentrados e realizados em apenas uma sociedade do grupo e os serviços são relacionados a atividades meio, vale dizer, atividades não constitutivas do objeto social, tais como: contabilidade, contas a receber e pagar, marketing, controle financeiro, informática, dentre outros;
– Neste caso, a Receita entende que as despesas comuns de atividades realizadas por apenas uma empresa do grupo podem ser rateadas e os valores recebidos pela empresa que realizou o “serviço” tem natureza de receita para fins de PIS e Cofins da empresa (Solução de Consulta nº 38/2011 e Solução de Consulta nº 36/2009).
Quando se trata de rateio de custo e/ou despesas comuns, contratadas junto a terceiros por apenas uma das empresas do grupo econômico, mas que beneficiará todas as demais, as despesas comuns podem ser rateadas e o valor rateado não é considerado receita para fins de apuração do PIS e da Cofins da empresa do grupo contratante e é tratada como redução da despesa operacional para fins de IRPJ (Solução de Consulta nº 38/2011).
Para que a Receita reconheça o rateio, será necessário sempre haver um contrato que estabeleça os coeficientes de rateio dentro de critérios razoáveis que correspondam à efetiva imputação da despesa.
Também terá que haver a comprovação de que os serviços rateados correspondem aos bens e serviços efetivamente recebidos, e que esses bens e serviços são necessários, normais e usuais na atividade das empresas (Solução de Consulta nº 84/2011).
A subcontratação de atividades identificadas num contrato de rateio de custos submete-se ao tratamento tributário de remessas de valores em decorrência de prestação de serviços com relação ao IRRF, conforme os artigos 299 e 685 do Decreto nº 3.000, de 26 de março de 1999 (RIR/1999).
Pode se concluir que, são dedutíveis as despesas administrativas rateadas se comprovadamente corresponderem a bens e serviços efetivamente pagos e recebidos, forem necessárias, usuais e normais nas atividades das empresas e o rateio se der mediante critérios razoáveis e objetivos, previamente ajustados, devidamente formalizados por instrumento firmado entre os intervenientes.
O critério de rateio terá de ser consistente com o efetivo gasto de cada empresa e com o preço global pago pelos bens e serviços, em observância aos princípios gerais de contabilidade. E a empresa centralizadora da operação de aquisição de bens e serviços deverá apropriar como despesa tão somente a parcela que lhe couber segundo o critério de rateio.
